Privacy reglement

Inleiding
Op 25 mei 2018 is een nieuwe Europese Privacy Wet (GDPR) in werking getreden. In ons land heeft dit geleid tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Graag geven wij u hierbij inzicht hoe de Soling Club Nederland (SCN) uitvoering geeft aan deze wet die de bestaande Wet op bescherming persoonsgegevens heeft vervangen.

De SCN moet zich uiteraard ook aan deze wet houden. We zullen dit, gezien de omvang van onze vereniging, zo simpel mogelijk houden. Er zijn in het kader van deze wet 6 beginselen in de uitvoering waaraan we moeten voldoen. Deze zijn : 

• Rechtmatigheid, behoorlijk en transparant
• Doelbinding
• Minimale gegevens verwerking
• Juistheid
• Opslagbeperking
• Integriteit en vertrouwelijkheid

De SCN heeft tevens een verantwoordelijkheidsplicht om naleving van deze zes beginselen te kunnen aantonen.

Rechtmatigheid, behoorlijk en transparant

Om verwerking van Persoonsgegevens te mogen doen moet tenminste aan één van de onderstaande voorwaarden worden voldaan:

1.       De verwerking is noodzakelijk

1.1.    Voor de uitvoering van de overeenkomst

1.2.    Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

1.3.    Om vitale belangen van de betrokkene te beschermen

1.4.    Voor de vervulling van een taak in het algemeen belang

1.5.    Voor het behartigen van gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijk

2.       Toestemming voor de verwerking is aantoonbaar verleent

De Soling Club Nederland kent de onderstaande doelstellingen:

1.       De vereniging stelt zich tot doel de beoefening van, en de bevordering van het zeilen in de
Soling – klasse in Nederland in de ruimste zin van het woord.

2.       Zij zal dit doen door onder meer:

• Het organiseren van wedstrijden in de “Soling” klasse conform de regels die de Internationale Soling Association heeft opgesteld.
• Het behouden van de integriteit van het ontwerp van de Soling.

Door lid te worden van de SCN bestaat er een overeenkomst tussen u en de SCN. Om de uitvoering van deze overeenkomst te kunnen vormgeven is verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk en vallen alle dus onder de hier bovengenoemde voorwaarde 1.1. Het verlenen van toestemming is derhalve niet noodzakelijk!

Deze verwerking zal uiteraard behoorlijk en transparant zijn.

Doelbinding

De gegevens verwerking zal zich beperken tot het verstrekken van informatie rond evenementen, vergaderingen, resultaten, uitwisselen van technische informatie over de Soling en het versturen van lidmaatschapsfacturen e.d.. 

Tevens, zullen er gegevens verstrekt moeten worden aan de International Soling Association (ISA),  omdat van de SCN contributie een deel wordt afgedragen aan de ISA. Omdat u daardoor ook van deze organisatie lid bent, zullen er gegevens moeten worden verstrekt aan de ISA. Ook het verwerken van deze gegevens valt dus onder de voorwaarde 1.1.

Minimale gegevens verwerking

• De SCN heeft geen doelstelling om persoonsgegevens te verzamelen of door te verkopen. Daarom hebben we de dataset per lid en per boot tot een minimum beperkt en houden wij geen gegevens bij over onze leveranciers. Ook houden wij zelf geen bankgegevens, zoals IBAN, van onze leden bij. Uiteraard staat deze informatie in de bank app/online bankomgeving. Deze informatie wordt echter niet gekoppeld aan onze leden administratie anders dan het “handmatig” controleren of de betalingen voldaan zijn.
• Naast de bekende NAW gegevens staan gegevens in onze leden administratie rond betaalde rekeningen, het soort lidmaatschap of donateurschap, alsmede bij eigenaren van een Soling ook de stamboekgegevens van de betreffende Soling (Zeilnummer, Bouwer, Plaque number en ligplaats).
• Persoonsgegevens zijn geld waard en kunnen door kwaadwillenden misbruikt worden. Daarom is het belangrijk dat de gegevens die u aan ons heeft verstrekt op een veilige manier beheerd worden. Wij hopen dat u er gerust op bent dat de SCN aan de eisen voldoet om uw gegevens veilig te beheren. 
• Jaarlijks zullen aan de ISA, na betaling van uw contributie, de onderstaande gegevens worden doorgegeven:
• Naam
• E-mail
• Bij eigenaren ook het Zeilnummer

Op www.soling.com kunt u vervolgens met uw e-mail adres inloggen en daarna zelf eventueel verdere gegevens met de ISA delen.

• Foto’s van individuele personen mogen niet meer zonder toestemming gepubliceerd worden, maar overzichtsfoto’s van bijvoorbeeld wedstrijden wel. Wij zullen dus slechts overzichtsfoto’s aan belangstellenden verstrekken zonder toestemming van deze individuele personen.
• De SCN slaat geen gegevens op van onze relaties anders dan van onze bank. Zodra contact met deze relaties noodzakelijk is zullen de contactgegeven via de geëigende kanalen (Internet/telefoonboek e.d.) worden opgezocht.

Opslagbeperking

De SCN bewaard na opzegging van het lidmaatschap de dataset nog 5 jaar om eventuele wettelijke vragen te kunnen beantwoorden. Daarna zullen van de Soling eigenaren in het kader van de “Stamboek” functie de gegevens van de betreffende Soling en een minimum set aan NAW gegevens voor maximaal 50 jaar worden bewaard.

Integriteit en Vertrouwelijkheid

De SCN is de verwerkingsverantwoordelijke en verwerker van de gegevens en heeft geen verwerkers overeenkomst met enige derde partij. Uiteraard hebben wij voor onze bankzaken een relatie met onze bank.

Om de vertrouwelijkheid van de verwerking te garanderen zal de SCN e-mail uitsluitend op de onderstaande manieren adresseren:

• Gepersonaliseerde e-mails met slechts u als geadresseerde (met andere woorden :Iedereen krijgt een eigen mail).
• Alle geadresseerden op de bcc lijst.

Wanneer er tussen twee of meer leden contact noodzakelijk is, zal telkens mondeling of telefonisch toestemming aan de betrokkenen gevraagd worden. Pas daarna zal de SCN per e-mail contact gegevens naar deze partijen doorsturen. Deze gegevens blijven beperkt tot (semi-) publieke gegevens zoals naam e-mail en of telefoonnummer. 

Registers en verantwoordelijkheid AVG

De SCN zal de wettelijk verplicht registers bijhouden:

• Datalekregister
  Bij een datalek zal het bestuur van de SCN de keuze maken dit lek te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokkenen.
• Verwerkingsregister

De secretaris van de SCN is de AVG verantwoordelijke.

Afsluiting

Wij hopen met deze beknopte uitleg inzicht te hebben gegeven in onze werkwijze m.b.t. de wet op de privacy. Mocht u bezwaar maken op de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, of als er onduidelijkheden zijn met de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, laat het ons weten.